Trucos de Office

BillHates · **Asunto**: Trucos de Office Publicado: Mie Dic 28, 2005 1:00 am

Unos pocos trucos para Ms Office que nos pueden ahorrar tiempo y esfuerzo a la vez que mejoran nuestros resultados.

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Trucos sencillos y cotidianos para hacer nuestra vida mas fácil

Invitado · **Asunto**: Arrastrar y Soltar Publicado: Mie Dic 28, 2005 1:01 am

Office, y en general todos los programas Microsoft, soportan por sistema arrastrar y soltar. Usted puede tomar un elemento y arrastrarlo sobre un programa o un elemento de programa de Microsoft.

Este, se abrirá, incrustará o pegará según el contexto. Si arrastramos un objeto de word sobre una parte libre de su escritorio. La zona gris cuando minimizamos el documento. Este se abrirá.
En cambio. Si lo arrastramos sobre un documento. Este, se incrustará como objeto en el documento. Copiará el archivo, pero no mostrará su contenido.

Si usted recibe un attach desde cualquier versión de Outlook. Puede arrastrar la imagen –clip- del attach hacia cualquier programa Microsoft sin necesidad de grabarlo a disco.

Invitado · **Asunto**: Copiar hasta doce datos a la vez Publicado: Mie Dic 28, 2005 1:03 am

Tal vez le haya ocurrido, de necesitar pegar varios objetos e informaciones diferentes, y que necesite repetir la operación varias veces.

En cualquier programa de Office 2000, en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Portapapeles para mostrar el Portapapeles de Office.

Seleccione un elemento que desee copiar.

Copie el elemento en el Portapapeles de Office; para ello, haga clic en Copiar en el menú Edición o haga clic en el botón Copiar en la barra de herramientas del Portapapeles.

Repita el procedimiento haya copiado todos los elementos que desee (12 como máximo). Si el elemento que desea copiar se encuentra en otro programa, cambie a ese programa en primer lugar.

En un programa de Office, haga clic donde desee pegar los elementos. Para pegar todos los elementos a la vez, haga clic en Pegar todo en la barra de herramientas Portapapeles. O para pegar los elementos de uno en uno, haga clic en el icono del elemento que desea pegar.

Podrá pegar “especial” de los elementos de Office. Pudiendo pegar texto, imágenes, partes de tablas y hojas de cálculo de una sola vez.

Correcciones rápidas con Buscar y Cambiar
Seguramente, haya querido alguna vez reciclar un viejo documento. Y actualizar ciertas informaciones. O tomarlo como plantilla para crear otro nuevo documento.

Los cambios, por lo demás son sencillos, como cambio de fecha, de nombre de usuario, de nombre de empresa. .....

La primera opción, es repasar el documento elemento a elemento hasta que hayamos cambiado todas las informaciones no deseadas. Pero es un procedimiento muy lento.

Entonces, pasamos a la segunda opción, que es la mas adecuada. Buscar, o buscar y reemplazar todas las ocurrencias del texto a modificar.

Conocido el texto, podemos buscarlo por todo el documento >Edición>Buscar (ctrl.+B). Todo o parte de él. Haciendo distinción entre mayúsculas y minúsculas, usar caracteres comodín, solo palabras completas. Botón Mas.

Note, que las letras acentuadas, tienen códigos diferentes. Por lo que la mayoría de los programas hace distinción entre acentuadas o no. Por tanto, puede que no encuentre todas las ocurrencias de su texto debido a los acentos.

Si el texto a buscar, es suficientemente específico e identificativo. Para buscarlo, bastará que busquemos solo la parte significativa. Para buscar específico sin acentos, buscaremos “espec”, que en nuestro caso, no es significativo. Pues puede buscar palabras como especie, especial, ....

Y con reemplazar, no funciona, pues solo reemplaza la parte buscada. Por lo que lo mejor, es buscarlo y reemplazarlo en todas las posibles formas de escribir el texto. Y luego, finalizar para estar seguros, una búsqueda de los primeros caracteres “significativos” para asegurarse.

Si usted, reemplaza directamente. Se ahorrará tener que realizar los cambios a mano. Simplemente, office reemplaza el texto buscado por otro de reemplazo, de mas o menos letras que el original. Los programas, ya ajustan los documentos automáticamente.

Si el texto, no es suficientemente significativo. Utilice el botón reemplazar. Que irá reemplazando cada ocurrencia, que usted podrá comprobar. –Botón siguiente, o tecla F3-

Si escogemos reemplazar todos. Se reemplazarán todas las ocurrencias sin confirmación. Lo que es una herramienta demasiado poderosa como para no pensar y comprobar bien lo que estamos haciendo. De lo contrario, tendremos que revisar todo el documento. O arriesgarnos a que contenga fallos de redacción inadmisibles.

Las búsquedas y reemplazos, se hacen sobre todo el documento. Como pies y cabeceras, índices, ...., Sin fallos ni despistes.

Pero no sobre los elementos incrustados o vinculados como puede ser un documento de excel, access, o el propio Word.

Invitado

En el caso de que podamos seleccionar la imagen dentro de un documento. Solo tendremos que pulsar Ctr+c para copiarla al portapapeles. O si admite las propiedades del botón derecho del ratón, seleccionar copiar.

Luego, en un documento de Office donde queramos poner la imagen, simplemente la pegamos con ctrl.+V

Por ejemplo en Ms Internet Explorer. Pulsamos sobre una imagen con el botón derecho del ratón. Seleccionamos copiar. Luego, vamos a Word, y pegamos la imagen en donde queramos.

Note que en este caso de la imagen. El número de puntos por pulgada, va a especificar el tamaño final en el documento de Word, 96 ppp. Por lo que la imagen, puede deformarse y aumentarse o disminuir si hay disparidad entre el número de puntos por pulgada asignada a la imagen- -Es información para la impresora. El número de puntos de la imagen, no varía. Solo su tamaño –y el de la imagen a imprimir.

Otras formas de pasar imágenes al portapapeles de forma sencilla, son:

Alt + Impr Copia una imagen de la ventana activa.
Impr Para una imagen del escritorio entero tal como lo vemos.

Comandos que son útiles para confeccionar trabajos y manuales. Y que nos evitan tener que grabar los datos a disco para incluirlos como imagen.

Estos comandos, son comunes a todas las versiones de windows. El contenido del portapapeles obtenido de esta forma. Puede pegarse en cualquier programa que admita imágenes.

Invitado · **Asunto**: Zoom rápido en Office Publicado: Mie Dic 28, 2005 1:05 am

Si posee un dispositivo apuntador con rueda o tercer botón. Si mueve la rueda de ratón. O pulsa el tercer botón mientras lo arrastra. Mientras mantiene pulsada la tecla Control Podemos hacer un zoom in ó out fácilmente de esta manera.

Este modo de operar del zoom, es común a otros programas distintos de office